Nell’ambito della dialettica sulla individuazione della adeguatezza che rileva sia in ambito dottrinario che in quello giurisprudenziale si sono inseriti, come osservato, a cura del CNDCEC -e Fondazione Nazionale dei Commercialisti- i documenti di ricerca del:
- 7 luglio 2023 dal titolo “Assetti organizzativi, amministrativi e contabili: profili civilistici e aziendalistici”;
- 25 luglio 2023 dal titolo “Assetti organizzativi, amministrativi e contabili: check-list operative”.
I documenti, preliminarmente, mettono in evidenza come la normativa “non si sofferma sulla caratteristica degli assetti organizzativi, amministrativi e contabili, nel senso della loro qualificazione in termini di adeguatezza” con ciò evidenziando che di fatto è lasciato all’interprete, alla giurisprudenza di verificare caso per caso l’adeguatezza degli assetti.
Il primo documento evidenzia “quale possa essere un percorso in grado di fornire gli strumenti necessari a mitigare la discrezionalità dell’amministratore che è chiamato a progettare un adeguato assetto organizzativo, amministrativo e contabile”.
In tale ambito il percorso consigliato, in estrema sintesi, si snoda:
- sulla definizione del modello di business su cui andare a comporre il modello gestionale al fine di “progettare e realizzare l’adeguato assetto organizzativo, amministrativo e contabile, che dovrebbe garantire la <<…rilevazione tempestiva della crisi dell’impresa e della perdita di continuità>>”.
L’adozione di un modello di business e di un modello gestionale in ottica prospettica implica, per l’imprenditore — sia individuale sia collettivo — l’assunzione di un diverso approccio manageriale, fondato sulla diffusione di una cultura del controllo e della pianificazione.
Tale impostazione deve, tuttavia, essere declinata nel rispetto dei principi di proporzionalità e ragionevolezza, tenendo conto della natura dell’attività esercitata e delle dimensioni dell’impresa, così da garantire un equilibrio tra esigenze di monitoraggio gestionale e sostenibilità organizzativa.
Il modello gestionale si fonda su adeguati assetti organizzativi amministrativi e contabili non solo per verificare sintomi di crisi ma per gestire tutte quelle variabili che caratterizzano la vita dell’impresa;
- sulla costruzione di adeguati assetti organizzativi considerando la struttura amministrativa, lo stile di governo societario e i sistemi operativi.
La struttura (organizzativa), interessando varie unità operative, prevede la divisione del lavoro attraverso un organigramma in cui si definiscono i vari ruoli e un funzionigramma in cui si indicano le modalità di coordinamento delle varie funzioni, i mansionari in cui si declinano gli specifici compiti, e le norme procedurali da cui si rilevano le attività da porre in essere.
Con riferimento allo stile di governo societario si intende un sistema contrario allo stile autoritario, privilegiando il dialogo attivo tra le varie funzioni.
Infine, i sistemi operativi sono finalizzati a favorire l’integrazione tra differenti attività aziendali.
Il documento, prendendo spunto dal modello organizzativo e di gestione ex D.Lgs. n. 231/2001 (MOG), passa a esaminare:
1) l’adeguato assetto amministrativo precisando che tale struttura deve garantire “un processo decisionale ed una operatività gestoria all’insegna della pianificazione, della programmazione e del controllo”.
Quanto precede basato su capacità di pianificazione, programmazione e controllo attraverso la costruzione di piani industriali.
1a) il piano industriale, con orizzonte temporale di almeno 3 anni deve, attraverso il piano economico, il piano degli investimenti e il piano finanziario, delineare prospetticamente le previsioni gestionali future in ambito economico, patrimoniale e finanziario.
1b) i piani operativi (o budget) rappresentano, attraverso un documento contabile e gestionale, la traccia dell’operatività strategica futura.
In tale ambito, assume rilievo l’attività di controllo (analisi degli scostamenti) che si estrinseca nella attività di verifica degli obiettivi previsti con intervento sugli scostamenti dovuti a variabili e rischi.
2) gli adeguati assetti contabili rappresentano la fonte da cui trarre le corrette informazioni gestionali costruite sulla base della contabilità ed operante sia in modo consuntivo che previsionale.
Si basano su:
2a) il bilancio d’esercizio e il suo valore segnaletico.
La predisposizione di un corretto bilancio d’esercizio costituisce lo strumento base di immediato riscontro sull’andamento aziendale dai vari punti di vista: reddituale, patrimoniale e finanziario.
La riclassificazione dello stato patrimoniale e del conto economico con determinazione e coordinamento degli indici di bilancio ricavati dallo stato patrimoniale e dal conto economico, l’analisi dei flussi finanziari e della posizione finanziaria netta consentono al management l’ottenimento di un’evidenza analitica della situazione economica, patrimoniale e finanziaria dell’impresa in ossequio a quanto richiesto dal CCII e dall’art. 2086, comma 2 c.c.
2b) Il bilancio gestionale e il suo valore segnaletico.
Tale documento si basa sulla continuità gestionale rappresentata da un insieme di processi, tecniche e strumenti con cui si analizzano le varie fasi della vita di una azienda dal punto di vista industriale e finanziario; trattasi di strumento a supporto della contabilità generale perché consente di ottenere informazioni utili in ambito strategico.
Da questa contabilità si ottiene il bilancio gestionale che permette di gestire informazioni contabili ed extracontabili e di contabilità analitica.
2c) Il bilancio previsionale e il suo valore segnaletico.
Tale bilancio si compone:
- del budget economico
- del budget patrimoniale
- del budget finanziario
Trattasi di strumenti finalizzati a monitorare l’andamento dell’impresa in ambito prospettico dal punto di vista economico, patrimoniale e finanziario.
2d) il sistema dei reporting e il suo valore segnaletico.
Trattasi di strumento di analisi e informazione al servizio del processo decisionale del management utile al fine dell’assunzione delle diverse decisioni operative. Dialogo costruttivo tra le varie funzioni.
Nel secondo documento del 25/7/2025 la FNC facendo seguito “alle riflessioni effettuate nell’ambito del documento Assetti Organizzativi, amministrativi e contabili: profili civilistici e aziendalistici” pubblicato il 7/7/2023, di cui si è data breve analisi in precedenza, ha, con “approccio eminentemente pratico”, predisposto strumenti operativi finalizzati a supportare l’imprenditore, l’organo di controllo e il professionista nella valutazione sulla adeguatezza degli assetti.
Il documento in esame nella premessa precisa: “… nella valutazione dell’adeguatezza degli assetti in ordine alla quale la normativa non fornisce elementi sufficientemente esaustivi”; con detto documento la FNC interviene fornendo strumenti pratici per valutare l’adeguatezza tenendo presente la dimensione, la complessità e la natura dell’impresa.
Si compone di “questionari” riferiti alla valutazione del modello di business, alla valutazione del modello gestionale, alla valutazione degli adeguati assetti organizzativi, alla valutazione degli adeguati assetti amministrativi, alla valutazione degli adeguati assetti contabili.
I questionari sono strutturati su quattro colonne: quesito, risposta, adeguato, note e commenti (ultima colonna da utilizzare anche per motivare la mancata risposta).
E’ precisato che “il giudizio di adeguatezza sarà influenzato dalla specificità dell’organizzazione e la valutazione dovrà effettuarsi “in misura proporzionata” alla natura, alla dimensione e alla complessità della attività in concreto esercitata, nonché agli obblighi di legge cui l’impresa è tenuta a conformarsi”.
Trattasi di documentazione che, pur concedendo al redattore spazi di discrezionalità, lascia non pochi interrogativi circa la definizione del giudizio; in particolare come sarà valutata la proporzionalità riferita alla natura, alla dimensione e alla complessità operativa in concreto esercitata nonché agli obblighi di legge cui l’impresa è tenuta a conformarsi?
In ogni caso la risposta ai questionari rappresenta una autovalutazione che gli amministratori delegati dovranno rimettere al Consiglio di Amministrazione perché ne prenda atto in specifico verbale.
Con detto documento la Fondazione, nel fornire strumenti operativi a supporto sia dell’operatività dell’imprenditore individuale, degli amministratori delegati e dei professionisti, ha la finalità di sensibilizzare gli operatori attraverso strumenti pratico operativi che potranno essere utili nella autovalutazione degli assetti.
Come precisato nel menzionato documento le liste di controllo (check list) devono essere utilizzate in modo attento e consapevole con l’obiettivo di realizzare una diagnosi che, considerando la dovuta proporzionalità, esprima un’autovalutazione coerente e rispettosa della natura e dimensione dell’impresa.
Detti questionari dovranno, a parere di chi scrive, essere portati in consiglio di amministrazione (o in mancanza in assemblea), per essere analizzati e spiegati per essere poi approvati da detti organi.
Il collegio sindacale[3], in particolare facendo riferimento alle norme di comportamento del collegio sindacale per le società non quotate emanate a cura del CNDCEC nel dicembre 2024 con decorrenza 1/01/2025, dovrà, in particolare con riferimento alla norma 3.5, e con attenzione agli artt. 2086, comma 2, c.c., 2403, comma 1, c.c., 2381, comma 3, c.c. e 5 c.c. e all’art. 3 CCII, preliminarmente acquisire una chiara conoscenza degli assetti organizzativi, amministrativi e contabili previa analisi della struttura dell’azienda per poi costantemente vigilare che l’organo amministrativo ne valuti costantemente l’adeguatezza.
Ritornando alle check list operative di cui al documento di ricerca della FNC del 25/7/2023, il collegio, nell’ambito della sua attività, deve verificare che detto questionario sia correttamente compilato e che le indicazioni in esso contenute vengano confermate nell’ambito dei controlli.